Zarządzanie czasem, a precyzyjnie zarządzanie sobą w czasie, to złożona i często trudna dziedzina rozwoju zawodowego, a także osobistego. Z tego powodu istnieje wiele technik i narzędzi mających na celu wspomaganie procesu organizowania swoich zadań na przestrzeni dnia, tygodnia, a nawet miesiąca czy roku.

Przyjrzyjmy się dwóm z nich.

Pierwsza opiera się na znanej zasadzie „od ogółu do szczegółu”. Zacznij od wypisania wszystkich zadań, które masz do wykonania.  Nanieś je na plan tygodnia decydując, które zadania wykonasz w poszczególnych dniach. Następnie ustal priorytety poszczególnych zadań, aby na ich podstawie zaplanować dany dzień. Naturalnie zacznij od zadań najważniejszych, czyli tych, które musisz zrobić właśnie dziś. Dopiero po ich wykonaniu przejdź do tych, które powinieneś zrobić dzisiaj, później te które możesz zrobić dziś itd. Dzięki takiemu ułożeniu spraw, zawsze będziesz zaczynać od tego, co najważniejsze. Na koniec nanieś wszystko na dzienny grafik. Gotowe.

Druga metoda to klasyk w dziedzinie zarządzania czasem. Metoda nazywa się ALPEN, co jest akronimem od pięciu kroków, które ona zakłada. A więc po kolei.

A (Aufgaben)

Ten krok jest analogiczny jak w poprzedniej technice. Ustal listę zadań do wykonania. Jeśli nie wiesz, co masz zrobić, nigdy tego nie zrobisz.

L (Länge schätzen)

Oszacuj czas trwania wszystkich czynności, które chcesz wykonać danego dnia. Wyraz je w minutach lub godzinach. Następnie zsumuj wszystkie wartości, aby dowiedzieć się, ile czasu łącznie zajmą ci te zadania. Ważne, abyś dokonał możliwie realnych szacunków. Od nich zależy skuteczność całej metody i twoich działań.

P (Pufferzeiten einplanen)

Zaplanuj swój dzień. Uwaga: ustalając harmonogram zadań wypełnij tylko określoną część dnia, np 75%. Oznacza to, że jeśli np. pracujesz 8h, to zaplanuj tylko 6. Pozostałe  2h pozostaw na sprawy nieprzewidziane, nagłe oraz nowe, pilne obowiązki. Ten krok sprawi, że niespodziewane wydarzenia nie zrujnują twojego planu i pozwolą ci konsekwentnie go realizować. Procent czasu, jaki powinieneś zostawić to oczywiście kwestia umowna, zależna od specyfiki pracy, branży i wielu innych. Ustal go zgodnie ze swoim doświadczeniem i przekonaniami. Z jednej strony nie może go być za mało, z drugiej natomiast będzie się zdarzać, że „wolnego” będzie za dużo. Wtedy możesz zacząć zadania z kolejnego dnia, jutro będziesz sobie wdzięczny.

E – (Entscheidungen treffen)

Ustal priorytety. Posegreguj zadania w kategoriach pilne – nie pilne oraz ważne – nie ważne. To zwiększy przejrzystość i ułatwi ustalić kolejność.

N – (Nachkontrolle)

Kontroluj postępy. Wykreślaj bądź odznaczaj to, co już zrobiłeś. Jeśli czegoś nie zdążyłeś, przenieś to na najbliższy możliwy termin. Ciągła praca z lista zadań zwiększy efektywność.

Przedstawione metody to przykłady technik zarządzania sobą w czasie. Pamiętaj, że najlepsza będzie ta, która okaże się skuteczna w twoim życiu. A może już taką masz?

Tekst: Paweł Musiałowski